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品牌策划:浅析企业新闻发布会策划方案以及相应流程

  文章来源于:公共关系网,作者丨404租客。

  每个人对“发布会”这个词并不陌生,在日常生活和新闻报道中都会经常见到,如新产品发布会、合作发布会、战略升级发布会、行业发布会、新闻发布会等等,其中新产品发布会和新闻发布会是最常见的。

  新款发布会以产品促销为重点,考虑到了宣传和造势,而记者招待会则以信息交流为重点,考虑到了传播和公关。

  一般而言,在发生重大影响的社会事件,如与其他组织发生法律纠纷,或因产品质量问题而引起大量用户投诉和谴责,或受到主流媒体的相关质疑,或受到竞争者的恶意攻击和诽谤时,企业或组织需要向公众和媒体发布信息,需要召开记者招待会,从而实现时间、人员和媒体的集中,以网络媒体、电视、报纸、广播等形式迅速向公众传播,从而消除负面流言,提升企业形象,或创造新的新闻点。

  因此,一般会由新闻当事人或新闻发言人出面,对某一事件进行公开、权威、官方的阐述和表态,及时地向公众说明企业的立场和态度。

  记者招待会作为企业公共关系的重要手段之一,较好地承担了传播大众的作用。一是能够在第一时间扭转公众对某一事件的不良印象,挽回负面影响,争取社会舆论的支持,二是能够积极传达正确的立场,塑造积极、正面的企业形象。那企业的记者招待会怎样策划策划呢?它的过程和要点是什么?

  确定发布会的主题。

  记者招待会是企业的一个重要节点,打好这场仗对维护企业公关形象至关重要。因此它的主题也要谨慎,要结合新闻事件来明确主题方向,做到让媒体对它一目了然和感兴趣。只有先确定主题,才能制作H5邀请函,媒体邀请请帖,媒体包装资料,会场布置资料,纪念品等文件。

  值得注意的是,由于我国对记者招待会的申报和审批程序有严格的规定,因此笔者建议,企业界可以绕开这种繁琐的操作,而将记者招待会的名称改为“xx新闻发布会”或“xx媒体通报会”,这样下来会更省事。

  确定会议召开的时间、地点。

  一般而言,新产品发布会从策划到实施要提前一个月左右准备,但是记者招待会通常只有几天时间,甚至是几个小时准备,所以要根据具体情况具体决定。

  越是急迫的新闻事件越需要紧急召开发布会,可能上午会有相关新闻爆出,下午会有新闻发布会进行相关讲解。但是如果事情不是那么紧急的话,可以提前安排半个月的时间来做好计划。而具体时间则要避开重要节日、重大事件节点,以免形成热点冲突,然后临时抽人来参加媒体发布会。

  与此同时,根据媒体发稿的习惯,要把时间定在上午或下午,例如,有些平面媒体的新闻发布时间是次日早上,这样就可以把发布会安排在下午,但是,如果你想把新闻报道安排在下午刊登,那么就可以安排在早上举行发布会。

  最终,发布会的时间要控制在1个小时左右,最好不要超过2个小时,不要在现场讲太多无意义的、形式主义的东西,最后是媒体没有耐心,要保证现场核心、关键信息的传递,不要拖延,这样才能保证发布会的报道效果。

  记者招待会地点一般有三种选择,一是相关事件的现场,便于媒体采访和直接现场取景;二是企业会议室等场所,三是酒店,出于对企业形象的考虑,一般会选择档次稍高一点的五星级酒店。

  因此,如果发布会租借第三方场地,要做好协商,选择合适的场地,主要从档次、场地大小、方便程度、价格考虑,然后签订合同。例如会议大厅内容纳人数是否足够,是否配备讲台及投影机等设备,停车场是否足够,宾馆周边是否设置了相应的横幅拱门等。

  第三,确定发布流程。

  一般来说,记者招待会的流程主要是迎宾签到、向媒体分发资料、新闻发布发言人、点请记者、回答媒体问题、结束招待会等环节,但也有一些企业会出于礼貌,会邀请来宾参加宴会,此外,一些企业会比较重视这次活动,会安排后续的记者招待会或记者招待会。按照实际情况制作程序,并通知各来宾。

  确定参加会议的人员,并发布媒体邀请。

  记者招待会的参加者有公司领导、员工、媒体记者、同行、客户等,要制定大名单,名单上的嘉宾要发邀请函,内容包括招待会的主题、地址、日程安排、会场布置等。接着按照大名单,进行联络,收回确认信息,保证重要人员不会遗漏,并且能够按时到场,如果对方可能不能到场,应考虑是否有紧急情况出现。

  关于媒体邀请,一定要及之慎重。归根结底,媒体的出席质量和数量决定了发布会的传播效果。要考虑的问题有媒体属性对应,报道质量高,权威性高,媒体关系好等,总体而言,尽量邀请媒体关系好,影响力大的媒体参与。

  与此同时,在媒体邀请中要多运用一些技巧。例如,披露信息不要太多,要适当制造悬念,要让媒体记者感觉到“有新闻点”,否则,企业如果本身就不知名,又没有新闻爆点,那么记者也不愿意白跑一趟。此外,与媒体沟通时,一定要强调到现场的是新闻记者,而不是媒体的广告商,到现场时要借着发布会的机会进行商业接触,虽然也可以帮忙发稿,但已经偏离了发布会的方向。

  此外,还需要弄清楚什么是新闻采访权,比如主流媒体新华网、东方网等,都有采访权,可以对发布的信息进行原创新闻撰写,新浪、搜狐等门户网站则没有采访权,只能进行转载,所以对于没有采访权的媒体,要么提供自己的新闻通稿,要么要求其转载有采访权的媒体文章。

  准备包装好的媒体材料。

  为便于媒体了解相关信息和发稿,主办单位一般会准备相应的媒体资料,以手提包或文件袋的形式,,排列整齐,在签到后发给各媒体,包括会议议程、新闻通稿、发言人演说、发言人资料、企业宣传手册、企业相关负责人联系卡、纪念品、笔记本笔等。

  此外,对于一些敏感事件,一些企业会提前为媒体准备相应的采访问题,以免造成现场尴尬,被媒体问及一些尖锐突出的问题,关系好的媒体偶尔也会操作一下,但媒体关系不好的情况下一定要慎用。

  人员安排,会场布置等。

  按计划安排人员来布置会议场地,除了要选好会议礼仪人员、接待人员外,还要选好会场标志、拱门、横幅、彩旗、灯光、讲台、鲜花、现场音乐、放映设备、纪念品等,还要选好新闻发言人,即发布会主持人。

  在企业中,发言人必须身居高层,具有很高的权力能代表公司的立场,同时必须具有良好的形象,出色的表达能力,灵活的反应能力,以及现场的把控能力。在一定程度上,新闻发言人就是企业的门面,要能把好的企业形象传达给外界。

  7.检查准备情况。

  记者招待会开始前,要对各方面的工作进行细致的监控,包括流程设置,重要人员是否已经出发,音响设备是否正常使用,现场是否会有意外发生等等,总之,不仅要检查各项工作是否正确就绪,还要对可能发生的突发情况进行预警处理,制定救援方案。

  8.发布会的执行。

  根据会议安排,会议开始前,签到嘉宾、嘉宾接待后,由发言人有条理地阐述总体情况,然后邀请记者提问,充分沟通,确保记者对整个活动的来龙去脉和关键点有足够清楚的了解,为记者朋友聆听新闻素材。

  若记者提及一些无关的问题,则可委婉礼貌地提醒,若问的问题涉及企业机密,则可拒绝回答;若记者提出的问题过于复杂,则可先简单说明要点,并请会后再详细探讨。

  会议结束时,发言人再次向来宾朋友们表示感谢,如没有会后宴会交流环节则以礼送他们离开会场。

  发布会效果图及复盘。

  记者招待会后的媒体发布情况进行检查和汇总,哪些媒体发布通稿,哪些媒体删去稿件,不同媒体发布在哪些版块(头版、首页、栏目页等),同时,将发布会的视频、音频、文档资料整理归档。

  接着,对本次记者会的效果进行全面总结,找出不足和优点,找出可优化的环节,积累经验,为下一次记者会的成功展开打下基础。

  要想建立一个成功的记者招待会,最后一定要熟悉媒体的传播方式、运作机制、话题设置、舆论走向等,更要把握自己的立场和利益点,才能知道如何去表达自己的观点和核心信息,从而达到更好的传播效果。

  此外,对于如何制作发布会的新闻点,公关之家给出了两点经验,一是借势,包括邀请明星站在发布会台上,或借助热点新闻,围绕公共话题发布相关信息;二是造势,结合自身的背景、行业环境、可挖掘的内容等,给媒体的记者朋友提供一个可切入、可深入的角度,引导他们输出更有价值的文章,从而形成行业和舆论的动力。

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